Règlement d’ordre intérieur

Le présent règlement d’ordre intérieur vise à compléter ce qui n’est pas prévu par les statuts ou la loi.

1. Les buts de l’ASBL

Plumes & Calames ASBL est une association qui se veut fédératrice de tout ce qui se fait dans le domaine de la calligraphie de manière à la faire reconnaître comme un art à part entière auprès du public et des instances culturelles. Elle promotionne également les artistes calligraphes / enlumineurs.

Pour ce faire, elle met en place :

  • l’organisation de stages animés par des calligraphes professionnels,
  • des rencontres et échanges entre passionnés de calligraphie,
  • des démonstrations dans des lieux publics ou lors d’événements culturels,
  • la constitution d’une base de données reprenant formateurs et calligraphes,
  • tous moyens électroniques, événementiels ou autres propres à diffuser la calligraphie.

2. Les valeurs de l’ASBL

Les valeurs prônées par l’ASBL sont des valeurs culturelles dans leur sens le plus humaniste et large. Nous déclarons absents de nos débats et activités toute considération relative à l’exclusion basée sur l’appartenance à un groupe humain.

Les membres (quel que soit leur statut) de l’association déclarent que leurs activités au sein de l’ASBL se font dans le plus profond respect de l’idée d’évolution individuelle, d’apprentissage continu, de partage du savoir et des techniques, de la promotion de la calligraphie en tant qu’art en soi ou en dynamique d’autre disciplines artistiques.

3. Conseil d’Administration

Hors vacances scolaires, le Conseil d’Administration se réunit préférentiellement une fois par mois en un lieu de son choix.

Cette réunion peut être faite physiquement ou de tout autre manière jugée utile.

La personne chargée du secrétariat établira un rapport de réunion.

Le Conseil d’Administration peut inviter toute personne à titre d’expert(e) ou de conseiller(ère) sans que cet intervenant n’ait de droit de vote dans une éventuelle décision.

Le Conseil d’Administration est présidé par la personne ayant la coordination générale de l’ASBL dans ses fonctions.

 

4. Les personnes de référence et leurs attributions

Belgique : place du Renard 1, 7540 Tournai

✓ Philippe Rasquinet : Président (CA), coordination générale, animateur atelier de Tournai – contact gsm : +32 478 241 988
✓ Céline Foissey : direction artistique/stages
✓ Patricia Hanin : trésorerie (CA)
✓ Laurence Leman : Responsable communication (CA), animatrice atelier de Tournai
✓ Cathy Merpoel : secrétariat (CA), animatrice atelier de Tournai, Mons et Hautrage

France : 30 rue Jean Poulain, 44300 Nantes

✓ Céline Foissey : déléguée pour la France et présidente de Plumes et Calames France
✓ Corinne Hégron : secrétariat pour la France
✓ Sandrine Mersch : trésorerie pour la France

Email général : Contact@plumes-et-calames.eu

5. Les membres adhérents

Tel que défini dans les statuts, les membres adhérents peuvent s’inscrire à tout moment de l’année.

Le montant de la cotisation valable pour l’année civile en cours est de 20 €. (Cette somme est donc due pour l’année civile en cours même si l’adhésion a lieu en cours d’année).

Le membre adhérent bénéficie des avantages suivants :
✓ inscription aux stages et aux ateliers organisés par Plumes & Calames ASBL
✓ être assuré lors de la participation à nos activités
✓ recevoir notre newsletter
✓ carte de membre donnant droit à des réductions auprès de certains commerçants et institutions (musées, cinémas, etc.)

L’affiliation s’effectue via le formulaire en ligne.

6. La gestion des ateliers

6.1. Objectifs

Les ateliers réguliers sont organisés par l’ASBL et ont pour buts :
✓ l’initiation des personnes qui n’ont pas été ou ont été peu en contact avec la calligraphie,
✓ la promotion de la calligraphie au niveau local,
✓ le développement des participants dans un esprit d’entraide et d’échange.
Une activité régulière spontanée entre deux séances est attendue des participants.

6.2. Programme

Un agenda est établi pour chaque atelier et est disponible sur le site internet www.plumes-et-calames.eu

Le programme est fixé en début d’année et l’année se clôture par un évènement public. Il est organisé par année scolaire.
Sans conflit avec les statuts de l’association et de l’article 2 du présent règlement, Valeurs de l’ASBL , les ateliers ont la plus large autonomie d’action et de moyens sous la responsabilité des personnes identifiées au point 4.
L’inscription à l’atelier peut supposer la participation à des activités extérieures (démonstrations…). Ces participations sont entièrement bénévoles.

6.3. Inscription et annulation

Chaque participant est soumis au paiement d’une cotisation à l’ASBL (voir point 4).
L’inscription à un atelier est payante. Le montant à payer figure sur l’annonce et sur la fiche d’inscription.
Le paiement de l’atelier valide l’inscription. La communication du virement doit correspondre à ce qui est demandé sur la fiche d’inscription (Nom, prénom + référence de l’atelier).

En cas d’annulation :

  • avant la date du premier atelier : remboursement du prix de l’atelier (excepté la cotisation membre de 20€ qui reste due) ;
  • après la date du premier atelier : aucun remboursement, l’inscription reste due et effective, ainsi que la cotisation membre de 20€ ;
  • toute séance manquée d’un atelier ne sera pas remboursée ;
  • toute inscription tardive à un atelier sera facturée en entier et non pas au prorata des séances restantes.

 

6.4. Le matériel

L’asbl ne fournit pas le matériel. Les participants aux ateliers sont tenus d’apporter leur matériel personnel dont la liste est spécifiée lors de l’inscription.

6.5. Lieux et animateurs(trices)

Trois ateliers sont actuellement reconnus par l’ASBL et leurs activités sont couvertes par cette dernière :

  • Mons

Responsable : Cathy Merpoel
Adresse : Bibliothèque principale de Jemappes – Rue Félix Reghem 1, 7012 Mons  

  • Hautrage

Responsable : Cathy Merpoel
Adresse : Au Couvent des Sœurs Franciscaines, Place, 6 – 7334 Hautrage

  • Tournai

Responsables : Philippe Rasquinet, Cathy Merpoel, Laurence Leman
Adresse : L’Atelier du Renard, Place du Renard 1 – 7540 Kain

Une interaction constructive entre les ateliers est souhaitée.

6.6. Divers

Toute structure souhaitant faire partie de cette dynamique devra en faire la demande auprès du Conseil d’Administration, avec lettre de motivation. Le Conseil d’Administration soumettra la candidature à l’Assemblée Générale.
L’ASBL met tous les moyens en œuvre pour le bon déroulement des ateliers (promotion, local, gestion…)

7. La gestion des stages

7.1. Organisation

Les stages sont organisés par l’ASBL.
Ils sont organisés par année civile sur base d’un thème défini. Ils visent au perfectionnement de la technique des participants et à la promotion des artistes appelés à former.

Sauf spécification contraire, les lieux identifiés sont principalement (mais sans s’y limiter) :
✓ le Centre culturel « La Marlagne » (Fédération Wallonie-Bruxelles), Chemin des Marronniers, 26 à 5100 Namur (Wépion)
✓ le local de l’Atelier du Renard, Place du Renard 1 à 7540 Kain, Belgique,
✓ le local CSC Bourderies à Nantes.

Pour chaque stage, un(e) délégué(e) de l’ASBL assure une permanence. Il (elle) veille au bon déroulement du stage, tant au niveau du formateur/trice que des participants. Il (elle) fait le lien avec la structure accueillante. Le /la délégué(e) peut participer au stage dont il (elle) assure la permanence, auquel cas il (elle) accède de facto à la gratuité du stage.

7.2. Inscription et annulation

7.2.1. Inscriptions

Chaque participant est soumis au paiement d’une cotisation à l’ASBL pour pouvoir s’inscrire (voir point 5).
Les stages sont payants (afin de rémunérer le-ou la- formateur(trice). Le montant à payer figure sur l’annonce et sur la fiche d’inscription.

Les places disponibles sont limitées pour le confort du formateur et des participants.

Le prix du stage est calculé au plus juste.

Sous réserve des places disponibles, le paiement de l’acompte du stage valide l’inscription.

Le paiement du solde est dû 3 semaines avant le début du stage et autorise votre participation.

La communication du virement doit correspondre à ce qui est demandée sur la fiche d’inscription (Nom, prénom + référence du stage).

 

7.2.2. Annulations

REMARQUE PRÉLIMINAIRE : Il vous est toujours loisible de renoncer à la participation à un stage. Toutefois, nous attirons votre attention sur ce qui suit : outre du temps et de l’énergie, des frais relatifs à l’organisation d’un stage sont engagés en amont. Une annulation de dernière minute peut mettre toute cette dynamique et le stage lui-même en péril.

D’autre part, dans le cas où un hébergement et des prises de repas sont organisés par l’ASBL, des réservations nécessitent des paiements non remboursables.

Nous vous demandons, dès lors, de bien considérer votre décision avant de vous désister, et de respecter stricto sensu les dispositions reprises ci-dessous :

 

  • Dans tous les cas, la cotisation membre de 20 € reste due et ne sera pas remboursée.
  • Annulation plus de 3 semaines avant le stage : remboursement des sommes déjà versées pour l’inscription au stage.
  • Annulation entre 3 semaines et 1 semaine avant le stage : 50% du prix de stage seront remboursés au participant qui se sera acquitté au préalable des frais de stage. Pour les stages se déroulant à La Marlagne, les nuitées/repas ne seront pas remboursés. Dans le cas où les frais de stage, à concurrence de 50%, la totalité des frais d’hébergement et de repas n’auraient pas été honorés par le participant, ils resteront dus à l’ASBL. Des poursuites pourraient être engagées pour les récupérer.
  • Annulation dans les 7 jours précédant le stage : les frais de cotisation, de stage, d’hébergement et de repas, ayant été acquittés au préalable par le participant, ne seront pas remboursés ; dans le cas où ces versements n’auraient pas été effectués par le participant, la totalité de ces frais resteront dus à l’asbl. Des poursuites pourraient être engagées pour les récupérer.
  • Cas de force majeure :
    Les cas de force majeure seront traités au cas par cas et sur présentation d’un justificatif.

7.3. Le matériel

Sauf indication contraire, l’ASBL ne fournit pas le matériel. En plus du matériel habituel, le (la) formateur(trice) peut demander aux participants, via une liste fournie, de se munir d’outils plus spécifiques en fonction des besoins du stage. Le participant s’engage à apporter tout ce qui est demandé.

7.4. Divers

L’ASBL met tous les moyens en œuvre pour le bon déroulement des stages (promotion, local, gestion, accueil des formateurs…).

8. La gestion des expos ou autres événements

Sur base de la décision du Conseil d’Administration, il peut être organisé des événements divers visant à la promotion de la calligraphie et de l’enluminure.

9. Assurance

INFORMATIONS GENERALES DU CONTRAT N° ZCN400245590 souscrit chez Allianz, rue de Laeken, 35 1000 Bruxelles.
Courtier Vilain & Ingels SPRL – Place de Quevaucamps 54 – 7972 QUEVAUCAMPS.
Date d’effet : 15/06/2018. Fractionnement : Annuel(le)
Echéance annuelle : 01/01
Date d’expiration : 31/12/2020
✓ Responsabilité civile
✓ Rc dommages corporels: 1.239.467,62 eur
✓ Rc dommages matériels: 123.946,76 eur
✓ Protection juridique

10. Adhésion

Tout membre effectif et tout membre adhérent doit prendre connaissance du ROI et s’engager à le respecter.
Il est consultable sur le site www.plumes-et-calames.eu, une copie papier peut être obtenue sur simple demande.
Le paiement de la cotisation suppose la prise de connaissance et l’acceptation du ROI. Les membres s’engagent également à respecter les statuts.

11. RGPD

En approuvant ce règlement d’ordre intérieur et conformément au nouveau Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018,  vous nous autorisez à collecter vos coordonnées. Celles-ci nous permettrons de vous adresser nos emails vous  informant de notre programme d’activités (stages, ateliers, expositions, etc) ainsi que les factures le cas échéant.

Vos informations personnelles sont conservées dans notre base de données à cette seule fin.

Dans le cas contraire, vous pouvez vous désinscrire en vous adressant à Plumes & Calames ASBL (contact@plumes-et-calames.eu).

12. Modification du règlement d’ordre intérieur

Le présent règlement d’ordre intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration ou par l’Assemblée Générale.

 

Mise à jour : janvier 2020